『보고서의 신』, 야근해서 만든 보고서가 매번 까이는 이유

퇴근 시간이 한참 지났는데 화면에는 도형 몇 개와 흩어진 문장뿐이었던 적, 다들 한 번쯤 있으실 거예요. 자료는 분명 넉넉한데 정작 보고서는 한 장도 완성되지 않는 그 막막함 말이에요. 저도 신입 시절 밤새 만든 보고서를 상사 앞에서 통째로 뒤집었던 기억이 있습니다. 『보고서의 신』은 그 막막함이 어디에서 오는지를 꽤 구체적으로 짚어주는 책입니다.

보고서 스트레스, 나만 그런 게 아니었다

책에 인용된 한 조사 결과를 보면 직장인 대부분이 보고서를 스트레스의 근원으로 꼽습니다.

설문응답자의 88.4퍼센트가 보고서 때문에 스트레스를 받는다고 한다.

과장급이 가장 힘들어했지만 대리급도 부장급도 비슷하게 시달렸다고 하니, 직급이 올라간다고 해서 보고서 압박이 줄어드는 것도 아닌 셈입니다.

알맹이 없는 보고서가 쏟아지는 이유

저자는 회사에서 수천 개의 보고서가 만들어져도 윗선까지 올라가는 것은 드물다고 말합니다. 이유는 단순합니다.

근본 원인은 보고서에 알맹이가 없어서다.

필요하든 필요하지 않든 다 담으려다 보니 백과사전처럼 두꺼워지기만 하고 정작 핵심은 흐릿해진다는 거예요. 자료를 많이 모았다는 사실 자체가 좋은 보고서를 보장하지 않는다는 말이 뼈아프게 다가왔습니다.

보고서는 백과사전이 아니다

헬스케어 시장 진입 전략을 써야 했던 김 사원이 시장조사 자료로 보고서의 80퍼센트를 채운 사례가 나옵니다. 상사가 원한 것은 그게 아니었죠.

정작 상사가 필요한 것은 모든 것을 담고 있는 보고서가 아니라 진짜 필요한 내용을 담고 있는 보고서다.

조사한 티를 내고 싶은 마음은 이해하지만 그 욕심이 오히려 보고서의 목적을 흐려 버린다는 걸 다시 생각하게 됐습니다.

무작정 쓰지 말고 순서부터 생각하라

책은 보고서 작성을 네 단계로 나눕니다.

보고서 작성은 크게 생각하기(Thinking), 프레임 설정하기(Framing), 작성하기(Writing), 전달하기(Delivering) 순으로 이루어진다.

자료부터 찾는 것과 왜 이 보고서를 쓰는지부터 생각하는 것, 결과물은 비슷해 보여도 완성도는 크게 갈립니다. 상사의 지시를 받자마자 인터넷 창부터 여는 습관, 저도 돌아보게 됐습니다.

결론부터 그려보는 가설사고

문제의 원인을 하나하나 조사해서 찾아가는 대신, 저자는 결론부터 세워보라고 권합니다.

가설은 결론부터 생각하는 사고방식이다.

판매 부진의 원인이 무엇일지 미리 가정하고 그 가정을 검증하는 순서로 움직이면 똑같은 한 달을 쓰고도 결과물의 밀도가 달라진다고 합니다.

가설은 틀려도 된다, 그게 가설이다

책에는 드라마 대사 하나가 인용되어 있는데, 가설이라는 개념을 이보다 더 잘 설명하기도 어려울 것 같습니다.

가설이 왜 가설인 줄 알아? 틀릴 수 있으니까 가설이야.

처음 세운 가정에 얽매이지 않고 계속 수정해나가는 태도, 저는 오히려 이게 더 어려운 일이라고 느꼈습니다. 한번 세운 결론을 고집하고 싶어지는 게 사람 마음이니까요.

자료는 많이 모은다고 좋은 게 아니다

영업력 향상 보고서를 쓰면서 몇 주째 인터넷만 뒤지던 사원의 사례를 들며 저자는 이렇게 말합니다.

자료수집에도 전략이 필요하다는 뜻이다.

필요한 정보를 먼저 정의하지 않은 채 관련된 모든 걸 긁어모으려는 태도를 책은 '총망라적 사고'라고 부릅니다. 자료가 너무 많아서, 혹은 너무 없어서 보고서를 못 쓰겠다는 말이 사실은 목적 자체가 흐릿하다는 신호일 수 있다는 거죠.

분류가 안 되면 생각도 정리되지 않는다

마지막으로 책이 강조하는 개념이 MECE입니다.

MECE는 'Mutually Exclusive Collectively Exhaustive'의 약자다.

중복도 없고 누락도 없게 나누라는 건데, 맥도날드가 '점심이나 저녁에 먹는 음식'이라는 틀에서 벗어나 아침 시장을 발견하고 맥모닝을 내놓은 사례가 인상적이었습니다. 어떻게 나누느냐에 따라 보이지 않던 기회가 보이기도 하는 거예요.

이번 주에 보고서 앞에서 막막해진 적이 있으셨다면, 자료를 더 찾기보다 '왜 이 보고서가 필요한가'부터 다시 물어보시길 권합니다. 신입사원부터 중간관리자까지, 보고서를 만들 일이 있는 모든 분들께 이 책을 추천합니다.